kの雑記ブログ本記事はGmailを職場やプライベートで使用している人向けに、管理人がGmailの設定に使っている項目を紹介する記事です。
まずはじめに
- Gmailを最近使い始めたけど使い勝手がよくわかっていない人
- Gmailで基本設定しておくべき項目がわかる
- 受信トレイや送信トレイにある確認したいメールの検索方法がわかる
- 受け取りたくないメールを見えないようにする方法がわかる
今回の記事は、Google社が提供しているGmailについてです。
フリーランスの方は、プライベートでよく使われているのではないでしょうか？
Gmailは初期の設定を少しいじるだけで、使いやすいUIに変更することが可能です。
先日、知り合いの方に設定について質問をされたので、備忘録として記事にまとめることにしました。
それでは勉強していきましょう(^^)
Gmailの設定手順
Gmailの開き方と推奨設定について順に説明をしてきます。下記手順を参考にしてください。
Google検索ページにある9つの点をクリックし、表示されたGmailをクリックします。
画面左に受信トレイや送信済みメールなどのラベル項目があり、画面右にはメールの情報が表示されます。
プライベート情報がてんこ盛りで、ほとんど見せられなくてすみません・・
ここからが本記事のメインパートです。
画面右上にある歯車ボタンをクリックし、クイック設定を開きます。各項目の設定は以下を参考に(^^)
- 表示間隔：デフォルトもしくは標準（違いは添付ファイル(.jpgや.pdfなど)の種類まで表示させるかどうか）
- テーマ：Gmailの背景画面の選択が可能
- 受信トレイの種類：未読メールを先頭
- メールのスレッド表示：チェックボックスのチェックを外す（やりとりの最中にメールの件名を変更する場合）
上記4つの設定をしておくと、直感的かつ万人におすすめできる設定となります。
他の項目についてはそのままでOKです。
クイック設定が完了したら一番上にあるすべての設定を表示をクリックします。
設定の全般タブが選択されていることを確認します
各項目の設定は以下を参考に(^^)
- 表示件数：1ページに100件のスレッドを表示
- 送信取り消し：お好みの時間で
- 返信時のデフォルトの動作：返信を推奨（受信したメールをそのまま返信するタイプの人は、全員に返信を推奨）
- スレッド表示：OFF
- デスクトップ通知：お好みの設定で
- 署名：新規メールと返信・転送用メールの文末に定型文を挿入することが可能
- 不在通知：不在期間中の自動応答メールはここで設定可能
残りの項目はそのままでOKです。
画面下にある変更を保存のボタンを押すのを忘れずに！
設定のラベルタブが選択されていることを確認します
ラベルとして表示させるのは以下の項目でOKです(^^)（それ以外は非表示でOK）
- スター付き
- 送信済み
- 下書き
- ゴミ箱
設定の受信トレイタブが選択されていることを確認します
各項目の設定は以下を参考に(^^)
- 受信トレイの種類：未読メールを先頭
- 重要マーク：マークを表示しない
残りの項目はそのままでOKです。
最後に画面下にある変更を保存のボタンを押すのを忘れずに！（写真は全般のもの）
これでGmailの設定は完了です。お疲れさまでした(^^)
上の写真のようになっていたら問題なく設定が出来ていると思います(^^)
メールの検索方法
次にメールの検索方法について説明します。
以下の方法で普通に使う分には困らないと思います(^^)
最後に画面右下の青い検索ボタンを押す。
この検索方法で、目当てのメールに問題なくたどり着けると思います！
受信メールをブロックする方法
最後に簡単設定で受け取りたくないメールをブロック、または受信トレイに残さないようにする方法を説明します。
- 過去に参加したセミナーなどで提示したメールアドレスへの営業メール
- 自分がCCに含まれている形式的な定例報告
個人的に関わりたくない人からのメール
上記のようなメールにうんざりしている方には、ぜひともマスターしてほしい内容です！笑
設定方法はすごく簡単です(^^)
迷惑メールの設定方法
先に迷惑メールの設定方法について、説明します。
ブロックしたいメールを開き、右上にある3点アイコン（その他）をクリック。
出現した〇〇さん（メールの表示名）をブロックするをクリックするだけです！
迷惑メールに設定したメールは、『迷惑メール』というボックスに振り分けられます。
メールが送信されているはずなのに届いていない！
というときは、ここを見てみるとそのメールがあるかもしれません。
また、迷惑メールの解除も同じような動作で解除することが可能です(^^)
自動アーカイブの設定
次に迷惑メールを設定するのは気が引けるので、もうちょっと優しい感じの設定はないかな？っていう要望を叶える設定方法を説明します(^^)
自動振り分けをしたいメールを開き、画面上にある3点アイコン（その他）をクリック。
出現した『メールの自動振り分け設定』をクリックします。
すると、ポップアップが出現して該当する条件の入力を促してきます。
- 誰からのメールなのか？
- 件名に含まれる文字はなにか？
- メールの本文にどういった文字を含むときに対象とするのか？
こういった条件を決めたあとに、フィルタを作成をクリックします。
一番上の受信トレイをスキップにチェックを入れて、フィルタを作成をクリックします。
これで、フィルタ条件に該当するメールは受信トレイに入ることもなく時が流れていきます笑
ちなみに、アーカイブしたメールは『すべてのメール』にありますので、ご安心を(^^)
まとめ
以上、Gmailの画面を整える記事でした。
本記事の設定で、私は少なくとも仕事をするうえで困ったことがないのでぜひ参考にしてください(^^)
記事内容について何かありましたらページ下にあるコメント欄からコメントをお願いします。
わかりにくかった部分や間違った情報などご指摘いただけると嬉しいです！
勉強お疲れさまでした(^^)